Als directiesecretaresse ondersteun je de bestuurder van Spoedzorg Zoetermeer in deze veelbewogen opstartfase. Jij bent de onmisbare schakel in de dagelijkse gang van zaken en bewaakt het overzicht in een organisatie die nieuw is opgericht en nog volop in ontwikkeling is, waar voortdurend nieuwe inzichten, prioriteiten en samenwerkingen ontstaan.
Je bent veel meer dan alleen een organisatietalent: je denkt vooruit, neemt zelfstandig zaken over en pakt op wat op dát moment nodig is, ook als dit buiten de traditionele kaders van een directiesecretaresse valt. Juist dát maakt deze functie zo interessant en afwisselend.
Wat ga je doen?
- Complex agendabeheer en het plannen van afspraken met interne en externe stakeholders (zorgpartners, bestuur, management).
- Zicht houden op prioriteiten, deadlines en actielijsten en hier actief op sturen.
- Voorbereiden, notuleren en opvolgen van overleggen.
- Organiseren en faciliteren van bijeenkomsten, overleggen en werkbezoeken.
- Ondersteunen bij de oprichting en inrichting van de organisatie (processen, structuur, praktische randvoorwaarden).
- Zelfstandig oppakken van uiteenlopende vraagstukken en projecten.
- Fungeren als spin in het web en eerste aanspreekpunt voor de bestuurder.
- Vertrouwelijke informatie zorgvuldig en discreet behandelen.
- In deze rol ben je de ogen en oren van de organisatie en speel je een sleutelrol in het signaleren van wat er daadwerkelijk speelt.